Excursus sul Mail-Archiving

Prima di addentrarci nei tecnicismi occorre comprendere la sostanziale differenza tra backup di un dato e archiviazione di una mail.

Il backup è una "copia" dei dati in un preciso momento al fine di consentirne il ripristino in situazioni di perdita causata da errori, guasti, ecc... Questa procedura consente il ripristino dei dati, ad esempio, di un ambiente virtuale e/o server fisico aggiornati ad un determinato momento.

L'archiviazione è la memorizzazione e conservazione a lungo termine dei messaggi e-mail. Questa procedura consente di recuperare le singole mail e allegati nel caso in cui il server mail sia irrecuperabile, l'utente abbia perso il proprio archivio personale o abbia erroneamente cancellato una o più mail.

Quali sono le principali caratteristiche che deve avere un servizio di mail-archiving?

1) Ridurre i requisiti di storage del server mail senza intaccare la  produttività degli utenti

La possibilità di spostare le e-mail storiche, allegati compresi, dal server di posta al mail-archiver alleggerisce il server stesso migliorandone le prestazioni e la scalabilità.
Molte soluzioni offrono inoltre un accesso web, tramite app o plug-in di client di posta migliorando l'accesso al servizio senza intaccare la granularità delle mail.  
 

2) Rispetto dei requisiti di legge e tutela in caso di controversie giuridiche
Le imprese si trovano ad affrontare la sfida posta dal crescente numero di normative sulla conformità della posta elettronica, eDiscovery e altri regolamenti.

L'archiviazione delle email consente alle aziende di tutelarsi contro i rischi legali generici. L'archiviazione delle email permette infatti di utilizzare la posta elettronica come prova durante procedimenti giudiziari e consente che i reclami da parte dei clienti siano trattati con maggiori informazioni disponibili fin dall'inizio.


3) Riduzione del rischio

E' importante avere la tranquillità di sapere che le e-mail archiviate sono "autentiche" e non sono state manomesse da alcuno.

Gartner stima che più del 40% dei messaggi di posta elettronica di un’organizzazione siano di grande valore, in quanto legate a un progetto, un’iniziativa o considerate un atto pubblico. È fondamentale proteggere questo "bene", non solo per preservare la conoscenza istituzionale contro il turnover aziendale, ma per garantire che le email non possano essere accidentalmente (o deliberatamente) eliminate dai dipendenti.    



4) Funzioni di ricerca avanzata

E' importante avere la possibilità di ricercare le mail tramite criteri di ricerca multi-tier e filtri come ad esempio "parole chiave", wildcards,  tags, contenuti della mail, ecc..
Maggiore è la granularità di ricerca più efficente sarà la ricerca stessa e l'eventuale possibilità di salvare le ricerche migliora l'efficacia delle successive analisi.


5) Risparmio economico

Grazie allo spostamento delle e-mail storiche nell’archivio e-mail si otterrà l' aumento delle prestazioni del server di posta elettronica, la riduzione dei requisiti di memorizzazione (anche tramite strumenti di compressione e deduplica) con l'effetto di ridurre dei costi .
Altra primaria conseguenza è che otterremo una sostanziale riduzione dei tempi di backup e di ripristino del server stesso.



Oggi esistono moltissimi software e appliance che assolvono tali funzioni ma, come spesso accade, non esiste la soluzione definitiva che vada bene per tutti.

Occorre quindi valutare bene il prodotto partendo dalle proprie necessità e facendosi consigliare da esperti nel settore.


Marco C.

Perchè dovrei "mettere in piedi" un Datacenter?

Bella domanda...

Per trovare la risposta, innanzitutto, comincerei col cercare di descrivere cos'è un Datacenter...( e per i meno tecnologici, a cosa serve..)

Nel senso più generale del termine si intende un ambiente sufficientemente ampio, convenientemente condizionato, adeguatamente alimentato e proporzionatamente sicuro per contenere apparecchiature e sistemi atti al rendere disponibili dati e/o informazioni.

Le apparecchiature e i sistemi possono essere riassunti in equipaggiamenti, tecnologie e applicazioni idonee a supportare servizi intranet/internet, business service e altre soluzioni.

Il DC deve inoltre garantire la business continuity, le applicazioni critiche e deve essere una soluzione flessibile per essere in grado di gestire le future richieste proteggendo l'investimento.

Ora vediamone le origini:

Negli anni 90 avevamo una soluzione centralizzata riscontrabile nei mainframe, macchinoni enorrrrrrrrrrrrrrmi che contenevano tutti i dati e vari terminali "a bassa intelligenza" che usufruivano delle informazioni.

Col progressivo diminuire del costo dei componenti, verso la fine del secolo scorso, si è passati ad acquistare un PC per ogni utente e un SERVER per ciascun servizio aziendale (posta, web, db, ambiente di test, ecc...). Questo ha portato al cosidetto server sprawling, ovvero ad avere, in talune situazioni,  un numero di server superiore al numero di dipendenti...

I difetti di questa soluzione erano vari; la perdita di tutti i dati contenuti nel pc dell’utente in caso di guasto, il costo dell' energia elettrica per alimentare tutti i server, il relativo condizionamento, ecc...

Il passaggio successivo, determinato dalla sempre maggior potenza di calcolo delle CPU e dalla adeguata tecnologia, è stato quello di consolidare, ovvero unificare varie risorse e virtualizzarle. Tutto ciò si traduce con l’ "avvento” delle cosidette VirtualMachine: i vari servizi vengono appunto “virtualizzati” all’interno di server (appliance o blade che siano) ben carrozzati.

e ora?
ora, stiamo uscendo dalla fase di CONSOLIDATION per entrare nel CLOUD...
ma non rilassatevi..
nei peggiori bar di Caracas si sta già parlando di FOG


Come lo si progetta un Datacenter?
Uno tra i vendor più famosi al mondo ha creato un calzante acronimo

PPDIOO (sembra un'offesa ma vi assicuro che non lo è..)

Ovvero:
PREPARE - ascoltare per bene le necessità del cliente e cercare di capire con quale soluzione posso migliorare il suo business. Nel caso in cui fosse già dotato di un DC è opportuno un site survey ed un assessment cercando di raccoglere tutte le informazioni possibili.

PLAN - sulla base delle informazioni ricevute e ricavate si può creare e pianificare il datacenter tenendo conto di molteplici aspetti, tra cui le tempistiche di delivery, programmazione, deployment ed eventualmente della corretta integrazione della soluzione all'interno del DC già presente.
Nella fase di studio vanno tenuti in considerazione due aspetti fondamentali..
n.b. Qui introduciamo due concetti rivoluzionari :-)

Il primo detto anche LAYER 8 della scala ISO-OSI:

IL BUDGET
tradotto in:
è inutile progettare un datacenter da mille e una notte se il cliente ha due soldi...non lo comprerà mai...

Il secondo è chiamato LAYER 9 della scala ISO-OSI:

LE POLICY-POLITICS
in Italia è tradotto in:
è inutile che prevedo di fornire dispositivi del vendor A quando per politica aziendale nella azienda X installano solo apparati del vendor B, come è altrettanto inutile prevedere dispositivi del vendor A quando il cugino (ad esempio..) del CEO della azienda X è uno dei capi (o simil posizione) del vendor B
Concordate?

DESIGN - Identificare le necessità del cliente (verificando anche come si muovono i suoi concorrenti), caratterizzare la rete del cliente, eseguire due tipologie di disegno, una versione High Level ( architettura concettuale) e una Low Level (entro nel dettaglio dei dispositivi hardware e software), si crea la BOM ovvero la "lista della spesa"e si vanno a descrivere nel dettaglio i requisiti.

IMPLEMENT - ovvero l'installazione di quanto proposto e fornito

OPERATE - si verifica che quello che è stato implementato funzioni correttamente e come previsto, monitorandolo con appositi tool.

OPTIMIZE - poichè la perfezione non esiste, in questa fase vengono apportate le dovute correzioni al sistema.

Fin qui tutto bene..ma...non abbiamo ancora risposto alla fatidica domanda...

Perchè dovrei mettere in piedi un datacenter?

ovvio...

PER ACCELERARE IL MIO BUSINESS

E come posso accelerare il mio business spendendo soldi, in un periodo di vacche magre, dove è faticoso reperire finanziamenti, ecc..ecc... ?

La maggior parte delle persone è portata a pensare che spendere poco nell'acquisto ( il famosissimo CapEx ) sia vantaggioso...

Eh...NO...NIENTE DI PIU' ERRATO...

Durante un acquisto bisogna sempre spendere IL GIUSTO.
Non un euro in più, non un euro in meno, tenendo conto del fatto che il costo più elevato l'avrete nelle spese di mantenimento ( il meno famoso OpEx), negli oneri di gestione, nel deploy di nuove applicazioni e nella creazione di ambienti di test, ecc...

come gestire tutto ciò?
esiste una risposta che vada bene per tutti?

secondo me ...
NO...
O almeno io non ce l'ho..

Ritengo non esista una soluzione giusta per tutti in quanto ho sempre pensato che sia come farsi fare un vestito dal sarto, ognuno ha le sue "misure" ( o meglio ed in gergo meramente tecnico "ognuno porta le sue mutande" ), ciascuno ha le proprie necessità e desideri.


Marco Carini