Excursus sul Mail-Archiving

Prima di addentrarci nei tecnicismi occorre comprendere la sostanziale differenza tra backup di un dato e archiviazione di una mail.

Il backup è una "copia" dei dati in un preciso momento al fine di consentirne il ripristino in situazioni di perdita causata da errori, guasti, ecc... Questa procedura consente il ripristino dei dati, ad esempio, di un ambiente virtuale e/o server fisico aggiornati ad un determinato momento.

L'archiviazione è la memorizzazione e conservazione a lungo termine dei messaggi e-mail. Questa procedura consente di recuperare le singole mail e allegati nel caso in cui il server mail sia irrecuperabile, l'utente abbia perso il proprio archivio personale o abbia erroneamente cancellato una o più mail.

Quali sono le principali caratteristiche che deve avere un servizio di mail-archiving?

1) Ridurre i requisiti di storage del server mail senza intaccare la  produttività degli utenti

La possibilità di spostare le e-mail storiche, allegati compresi, dal server di posta al mail-archiver alleggerisce il server stesso migliorandone le prestazioni e la scalabilità.
Molte soluzioni offrono inoltre un accesso web, tramite app o plug-in di client di posta migliorando l'accesso al servizio senza intaccare la granularità delle mail.  
 

2) Rispetto dei requisiti di legge e tutela in caso di controversie giuridiche
Le imprese si trovano ad affrontare la sfida posta dal crescente numero di normative sulla conformità della posta elettronica, eDiscovery e altri regolamenti.

L'archiviazione delle email consente alle aziende di tutelarsi contro i rischi legali generici. L'archiviazione delle email permette infatti di utilizzare la posta elettronica come prova durante procedimenti giudiziari e consente che i reclami da parte dei clienti siano trattati con maggiori informazioni disponibili fin dall'inizio.


3) Riduzione del rischio

E' importante avere la tranquillità di sapere che le e-mail archiviate sono "autentiche" e non sono state manomesse da alcuno.

Gartner stima che più del 40% dei messaggi di posta elettronica di un’organizzazione siano di grande valore, in quanto legate a un progetto, un’iniziativa o considerate un atto pubblico. È fondamentale proteggere questo "bene", non solo per preservare la conoscenza istituzionale contro il turnover aziendale, ma per garantire che le email non possano essere accidentalmente (o deliberatamente) eliminate dai dipendenti.    



4) Funzioni di ricerca avanzata

E' importante avere la possibilità di ricercare le mail tramite criteri di ricerca multi-tier e filtri come ad esempio "parole chiave", wildcards,  tags, contenuti della mail, ecc..
Maggiore è la granularità di ricerca più efficente sarà la ricerca stessa e l'eventuale possibilità di salvare le ricerche migliora l'efficacia delle successive analisi.


5) Risparmio economico

Grazie allo spostamento delle e-mail storiche nell’archivio e-mail si otterrà l' aumento delle prestazioni del server di posta elettronica, la riduzione dei requisiti di memorizzazione (anche tramite strumenti di compressione e deduplica) con l'effetto di ridurre dei costi .
Altra primaria conseguenza è che otterremo una sostanziale riduzione dei tempi di backup e di ripristino del server stesso.



Oggi esistono moltissimi software e appliance che assolvono tali funzioni ma, come spesso accade, non esiste la soluzione definitiva che vada bene per tutti.

Occorre quindi valutare bene il prodotto partendo dalle proprie necessità e facendosi consigliare da esperti nel settore.


Marco C.